Automatisierte CRM-Datenpflege: Kontakte, Aktivitäten und Deals automatisch erfassen und aktualisieren. Saubere Daten ohne manuelle Eingabe.
Das CRM-System ist das Herzstück jedes Vertriebsteams — aber nur, wenn die Daten darin aktuell und vollständig sind. Die Realität in den meisten Unternehmen sieht leider völlig anders aus: Vertriebsmitarbeiter verbringen im Durchschnitt 5,5 Stunden pro Woche mit der manuellen Dateneingabe ins CRM. Kontaktinformationen aus E-Mail-Signaturen abtippen, Meeting-Notizen nach Gesprächen erfassen, Deal-Phasen aktualisieren, Aktivitäten protokollieren und Kontakthistorien pflegen — alles administrative Arbeit, die vom eigentlichen Verkaufen massiv ablenkt und von den meisten Vertrieblern als frustrierend empfunden wird.
Die Konsequenz ist ein Teufelskreis: CRM-Daten sind chronisch veraltet und lückenhaft. Studien zeigen, dass 30% der CRM-Datensätze in B2B-Unternehmen veraltete Informationen enthalten — falsche Telefonnummern, ehemalige Mitarbeiter als Ansprechpartner oder Unternehmen, die längst fusioniert oder umfirmiert haben. Vertriebsmitarbeiter verlieren das Vertrauen ins System und nutzen stattdessen eigene Excel-Listen, Notizbücher oder Smartphone-Notizen als persönliche Datenbank.
Für das Management hat das fatale Folgen: Pipeline-Berichte basieren auf unvollständigen Daten, Umsatzprognosen sind systematisch ungenau, und Cross-Selling-Potenziale bleiben komplett unsichtbar. Wenn ein Vertriebler das Unternehmen verlässt, gehen mit seinen persönlichen Aufzeichnungen oft jahrelang aufgebaute Kundenbeziehungen und wertvolles Kontextwissen unwiederbringlich verloren.
Unser CRM-Workflow erfasst und aktualisiert Kontaktdaten vollautomatisch aus allen Kommunikationskanälen Ihres Vertriebsteams. E-Mail-Signaturen werden intelligent geparst und neue Kontaktinformationen wie Telefonnummer, Jobtitel, Abteilung und Firmenadresse automatisch im CRM aktualisiert oder als neue Kontakte angelegt. Kalender-Events werden als Aktivitäten mit dem richtigen Ansprechpartner und der passenden Opportunity verknüpft, und eingehende sowie ausgehende E-Mail-Threads werden den richtigen Deals zugeordnet.
Nach jedem Telefonat oder Meeting generiert der Workflow automatisch einen strukturierten Aktivitätseintrag im CRM — ohne dass der Vertriebler eine Zeile tippen muss. Die KI extrahiert aus E-Mails und Gesprächsnotizen die wichtigsten vertriebsrelevanten Informationen: vereinbarte nächste Schritte, genannte Budgetrahmen, Timeline-Erwartungen, involvierte Entscheider und ausschlaggebende Entscheidungskriterien. Deal-Phasen werden auf Basis der erkannten Kaufsignale automatisch vorgeschlagen und können mit einem Klick bestätigt werden.
Ein wöchentlicher automatischer Datenqualitäts-Check identifiziert veraltete Kontakte, Duplikate und unvollständige Datensätze und erstellt einen Bereinigungsvorschlag. Kontaktdaten werden gegen öffentliche Quellen wie LinkedIn und Handelsregister abgeglichen und bei Änderungen (neuer Jobtitel, Unternehmenswechsel, Firmenfusion) automatisch aktualisiert. So bleibt Ihr CRM zu jeder Zeit eine verlässliche, aktuelle Datenbasis für Vertrieb, Marketing und Management.
Ja, im Rahmen der Einrichtung führen wir eine einmalige Datenbereinigung durch: Duplikate zusammenführen, veraltete Kontakte markieren und fehlende Felder aus öffentlichen Quellen ergänzen.
Google Workspace, Microsoft 365 und jeder IMAP-fähige E-Mail-Server. Die E-Mail-Inhalte werden ausschließlich für die Datenextraktion verarbeitet und nicht gespeichert.
Ja, über Integrationen mit VoIP-Anbietern wie Aircall, RingCentral oder Sipgate werden Anrufe automatisch protokolliert. Bei aktivierter Gesprächsaufzeichnung erstellt die KI zusätzlich eine Zusammenfassung.
Wir analysieren Ihren Prozess und zeigen Ihnen das konkrete Einsparpotenzial — unverbindlich und kostenlos.
Oder schreiben Sie uns direkt: info@automate-it.dev