Automatische Dateneingabe: Informationen aus Dokumenten, E-Mails und Formularen fehlerfrei in Ihre Systeme übertragen. Bis zu 95% Zeitersparnis.
Manuelle Dateneingabe ist eine der häufigsten und zugleich unproduktivsten Tätigkeiten in Unternehmen. Mitarbeiter übertragen Informationen aus PDF-Formularen in CRM-Systeme, kopieren Daten aus E-Mails in Excel-Tabellen, tippen Lieferscheine in die Warenwirtschaft ab und pflegen Stammdaten in mehreren Systemen gleichzeitig. Studien zeigen, dass Büromitarbeiter durchschnittlich 2,5 Stunden pro Tag mit manueller Dateneingabe verbringen — das sind über 30% der produktiven Arbeitszeit.
Die Fehlerquote bei manueller Dateneingabe liegt bei 1-4% pro Feld. Bei einem Formular mit 20 Feldern bedeutet das statistisch mindestens ein Fehler pro Dokument. Diese Fehler potenzieren sich, wenn dieselben Daten in mehrere Systeme eingegeben werden müssen: Ein Tippfehler in der Kundennummer führt dazu, dass Bestellungen falsch zugeordnet werden, Rechnungen an die falsche Adresse gehen und der Kundenservice keinen vollständigen Überblick hat.
Besonders frustrierend: In vielen Unternehmen existieren die benötigten Daten bereits digital — in einer E-Mail, einem PDF-Anhang oder einem anderen System. Trotzdem werden sie manuell abgetippt, weil die Systeme nicht miteinander kommunizieren. Mitarbeiter werden so zu menschlichen Schnittstellen zwischen isolierten IT-Systemen — eine Aufgabe, die Motivation und Produktivität gleichermaßen zerstört.
Unser Dateneingabe-Workflow extrahiert Informationen automatisch aus jeder Quelle — PDFs, E-Mails, gescannte Dokumente, Webformulare, API-Feeds — und überträgt sie fehlerfrei in Ihre Zielsysteme. Die KI erkennt Dokumenttypen, identifiziert relevante Felder und validiert die extrahierten Daten gegen bestehende Stammdaten.
Bei strukturierten Dokumenten (Rechnungen, Bestellungen, Formulare) erreicht die automatische Extraktion eine Genauigkeit von über 98%. Unstrukturierte Daten aus E-Mails oder Freitext werden durch NLP-Modelle verarbeitet, die Kontaktdaten, Bestellnummern, Produktnamen und Mengen zuverlässig erkennen. Jeder Datensatz durchläuft eine automatische Qualitätsprüfung: Duplikate werden erkannt, Formate standardisiert und fehlende Pflichtfelder markiert.
Der Workflow synchronisiert Daten in Echtzeit über alle verbundenen Systeme hinweg — CRM, ERP, Buchhaltung, Helpdesk. Wenn ein Datensatz in einem System aktualisiert wird, wird die Änderung automatisch in alle anderen Systeme propagiert. So entsteht eine einheitliche Datenbasis ohne die typischen Konsistenzprobleme manueller Mehrfacheingabe.
PDFs, gescannte Dokumente (JPG, PNG, TIFF), Word-Dateien, Excel-Tabellen, E-Mail-Texte und -Anhänge sowie strukturierte Datenformate (CSV, XML, JSON). Handschriftliche Dokumente werden mit spezieller Handschrift-OCR verarbeitet.
Das System prüft neue Datensätze gegen bestehende Einträge anhand konfigurierbarer Felder (z.B. E-Mail, Telefon, Kundennummer). Bei möglichen Duplikaten wird der Datensatz zur manuellen Prüfung markiert oder automatisch zusammengeführt.
Ja, Sie können definieren, welche Felder aus welchen Dokumenttypen extrahiert werden, wohin die Daten geschrieben werden und welche Validierungsregeln gelten. Das System lernt zusätzlich aus Ihren Korrekturen.
Wir analysieren Ihren Prozess und zeigen Ihnen das konkrete Einsparpotenzial — unverbindlich und kostenlos.
Oder schreiben Sie uns direkt: info@automate-it.dev