Automatisierte Reisekostenabrechnung spart Mitarbeitern und Buchhaltung jeweils 5+ Stunden im Monat. OCR-Belegerfassung, automatische Prüfung, direkte Erstattung.
Reisekostenabrechnungen sind der administrative Albtraum jedes Unternehmens. Mitarbeiter sammeln Belege in Hosentaschen und Geldbörsen, tippen Daten Wochen später in Excel-Tabellen ab und reichen unvollständige Formulare ein. Die Buchhaltung verbringt dann weitere Stunden damit, fehlende Belege nachzufordern, Beträge zu prüfen und Erstattungen manuell freizugeben.
Studien zeigen, dass die durchschnittliche Reisekostenabrechnung 20 Minuten zum Ausfüllen dauert — und 18 Minuten zur Prüfung in der Buchhaltung. Bei 50 Abrechnungen pro Monat sind das über 30 Arbeitsstunden, die mit administrativer Datenverarbeitung verloren gehen.
Hinzu kommt das Compliance-Risiko: Fehlende oder unleserliche Belege, überschrittene Budgetgrenzen und verspätete Einreichungen machen Reisekosten zu einem der fehleranfälligsten Bereiche in der Unternehmensfinanzierung.
Unser automatisierter Workflow digitalisiert den gesamten Reisekostenprozess. Mitarbeiter fotografieren Belege mit dem Smartphone — die KI extrahiert sofort Betrag, Datum, Kategorie und Mehrwertsteuer. Der Workflow prüft automatisch gegen Unternehmensrichtlinien, ordnet Kostenstellen zu und erstellt die fertige Abrechnung.
Bei regelkonformen Ausgaben erfolgt die Freigabe automatisch. Nur Ausnahmen (Budgetüberschreitung, fehlende Begründung) werden zur manuellen Prüfung weitergeleitet. Die Erstattung wird direkt in der Lohnabrechnung oder per Überweisung angestoßen.
Mitarbeiter sehen jederzeit den Status ihrer Abrechnungen in Echtzeit — kein Nachfragen, kein Warten, kein Papierkram.
Ja, der Workflow akzeptiert Belege jederzeit. Eine automatische Erinnerung wird gesendet, wenn Belege länger als 5 Werktage ausstehen.
Budgetlimits pro Kategorie, maximale Einzelbeträge, erlaubte Ausgabekategorien, Genehmigungsstufen und Belegpflichtgrenzen sind frei konfigurierbar.
Ja, die KI erkennt und extrahiert den MwSt-Betrag und -Satz aus dem Beleg. Die Vorsteuer wird automatisch für die Steuererklärung aufbereitet.
Wir analysieren Ihren Prozess und zeigen Ihnen das konkrete Einsparpotenzial — unverbindlich und kostenlos.
Oder schreiben Sie uns direkt: info@automate-it.dev